گیل خبر/ در پی فراخوان پایگاه خبری تحلیلی گیل خبر به منظور طرح مباحث حرفه‌ای و بیان چالش‌ها و مشکلات حوزه فرهنگ و هنر و همچنین ایجاد گفتمان توسعه فرهنگی توسط متخصصین امر در استان گیلان، از این پس ذیل عنوان "دغدغه‌های فرهنگی" شاهد مقالات، نقطه نظرات، نقدها و یادداشت های هنرمندان و فعالان فرهنگی خواهیم بود.

در بیست و سومین شماره از سلسله مطالب "دغدغه‌های فرهنگی" یادداشت محمد پورجعفری، مدرس و کارگردان تئاتر را میخوانیم:

همه چیز اتفاقی رخ داد، بطور اتفاقی از من دعوت میشود که به نشست صمیمانه مدیرکل فرهنگ و ارشاد اسلامی برویم و اصلا نمیدانم برنامه چیست ؟ باید صحبت کنم یا نه؟ چه کسانی هستند؟ اول فکر کردم احتمالا افرادی محدود دعوت هستند تا بشود مشکلات عدیده تئاتر را بیان کرد بعد دیدم تبلیغ بصورت عمومی است و هرکسی می تواند حضور پیدا کند و این خود بخود جلسه را به سمت جلسه رسانه ای پیش میبرد، نشستی که فقط برای عکس گرفتن و صحبت های یک طرفه مفید است. و وقتی وارد جلسه شدم همونی که حدس میزنم بود. بزرگانی از تئاتر به روی سن دعوت می‌شوند تا مشکلات مارا بگویند ولی آنچه گفته میشود خاطرات است و‌ گذشته ای که پشت سر گذاشتیم. سوال اول معیار انتخاب این دوستان برای صحبت کردن از طرف جامعه تئاتری ها بود؟ اصلا معیاری وجود داشت؟ چرا جوانان و بچه هایی که تو بطن کار هستند و مشکلات را هر روز احساس میکنند کسی دعوت نشد تا صحبت کند؟. آنقدر این نشست بی نمک پیش رفت که بچه های تو سالن مجبور شدند خودشان دست به کار شوند و هوار بکشند و وامصیبتا که نداشتن لامپ یک مشکل اساسی برای تئاتر یک شهرستان است.ضرورت برگزاری این نشست چه بود؟ و لطفا دوستان بگویند آیا به هدف خود از برگزاری این نشست رسیده اند. برای رسیدن به یک جلسه موثر چه فاکتورهایی لازم است؟ از جمله موارد مهم و حیاتی برای برگزاری یک جلسه ی کارآمد، داشتن هدف، آماده سازی جلوتر از زمان، تعیین اهداف در طول جلسه، تدوین مقررات جلسه و ارزیابی برای پیگیری های بعدی هستند.

برنامه ریزی و هدف گذاری

برنامه ریزیPlanning فرایندی برای رسیدن به اهداف است. برنامه ریزی می تواند نقش مهمی در کمک به جلوگیری از اشتباهات گذشته یا تشخیص فرصت های پنهان باشد. برنامه ریزی به پیش بینی و ساختن آینده قابل تصور کمک می کند. برنامه ریزی به آینده می نگرد. با این تفاسیر، برنامه ریزی پیش از آغاز یک جلسه را برای رسیدن به نتیجه ی مطلوب در نظر داشته باشید. اگر هدف مشخصی نداشته باشید، جلسه مورد نظر شما به یک جلسه طولانی، کسالت آور و بی نتیجه تبدیل خواهد شد. پس درک روشن از هدف، گام اولیه برای رسیدن به یک جلسه مؤثر کاری است.

برگزاری جلسه

در آغاز باید به نقش شخص یا اشخاص در برگزاری جلسه توجه داشت. اشخاص حاضر در جلسه در آغاز موضوع بحث را پیرامون هدف اصلی نگه می دارند(کارکرد وظیفه ای) و همزمان مطمئن هستند که سخن هر شخص شنیده و نیازهای آنها برآورده می شود( کارکرد ابقا و نگهداشت).

دستور کار نشست

دستور جلسه، عبارت است از عناوین موضوعی جلسه که می بایست درخصوص آن ها در جلسه به بحث و تبادل نظر پرداخت و بدون وجود دستور جلسه، برگزاری جلسه میسر نخواهد بود. به طور کلی اهداف اصلی برگزاری هر جلسه عبارت اند از انتقال اطلاعات یا ارائه ی توصیه ها و رهنمود های کاری، صدور دستورات، رسیدگی به شکایات، تخلفات، گلایه ها و قضاوت ها، اتخاذ یا اجرای تصمیمات کاری، دست یابی به ایده های نو و یا ارائه ی طرح پیشنهادی جهت بررسی و به تصویب رساندن آن.

همواره باید پیش از برگزاری جلسه، دستور جلسه به اطلاع اعضای جلسه رسانیده شود تا ایشان آمادگی لازم جهت حضور در جلسه را داشته باشند. به طور معمول هدف از تشکیل جلسه مشخص شده و به طور مکتوب تحت عنوان "دستور جلسه" برای شرکت کنندگان ارسال می شود. وجود دستور جلسه ی مدون و مکتوب علاوه برآن که باعث می شود مذاکرات از مسیر اصلی خود منحرف نشود، به شرکت کننده این امکان را می دهد که از پیش، مدارک و سوابق مورد نیاز را تهیه نموده و عندالزوم در زمینه موضوع، مطالعات لازم را به عمل آورد. قدر مسلم علاوه بر این که وقت جلسه بیهوده تلف نمی شود، به کارایی جلسه به طور قابل ملاحظه ای افزوده می شود.

تدوین صورت جلسه

تدوین صورت جلسه، که در بردارنده اطلاعات دستورکار جلسه مدعوین، حاضرین، زمان و مکان جلسه باشد، برای اتمام یک جلسه موثر الزامی به نظر می رسد. یک صورت جلسه مناسب علاوه بر موارد فوق شا مل اظهارات حاضرین جلسه حول محورهای دستورکار بوده و در انتها مصوبات جلسه بند به بند به صورت شفاف نوشته می شوند و برای هر مورد پیگیری کننده، انجام دهنده و مهلت انجام مشخص می گردد .

متاسفانه در جلسه فوق هیچ یک از موارد فوق رعایت نشد و استنباط می شود دوستان برگزارکننده فقط در پی بعد رسانه ای آن و گرفتن عکس و گزارش های یک طرفه بودند. هاله مشتاقی نیا نمایشنامه ای دارد به نام اسپاگتی با طعم قورمه سبزی و فکر کردم بی ربط به نشست ما نبود. نشست صمیمانه ای که فقط در حد برگزاری بود و مصوبه و خروجی نداشت جز همه آن چیزهایی که میدانستیم. بهتر است جلسات کارشناسی تر برگزار شود و مصوبات زمان داری مشخص که قابل اجرا و دسترسی باشد.

همرسانی کنید:

نظر شما:

security code